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10年企业信息化之路

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wangfan380
10年企业信息化之路

95年大学毕业,来到了一家货代公司,记得那时公司有一台机械式打字机,打委托、出提单时就全靠它了,缺点是显而易见的,你只要打错一个字母,整张提单就要作废,这无疑是一件痛苦的工作。
当时公司还有一台486电脑,作用只是打印一些文件、表格和玩大富翁。上学的时候只学过一点dbase,对电脑的其他方面基本一无所知。后来有一天同事拿来一张FOXPRO盘,我把它安装上之后,猜了一阵子终于搞明白了怎么建立一个表,于是我建了一个库把我们的货的数据都输了进去,后来我又买了些书看终于搞清楚了,打印,关联表建立等问题,于是把提单、委托书、账单、发票、报关单、快递单的打印全部用电脑管理了起来。表面上看起来还不错,总之比起用打字机先进了许多。
就这样用了一段时间,并且作了不少小的改进,但随着系统管理的内容越来越多,整个系统越来越散乱。有许多很基本的问题没有想到解决办法,比如发票的管理问题,我们的发票并不是一票一开,有时候是数票货开一张发票有时候是一票货开数张发票,我当时觉得这种问题无法解决。而且当时对于整个系统也没有一个总的思路。
同时我还作着繁琐的货代操作工作,随着时间的推移我终于悟出第一个原则:工作中凡是重复劳动都应该由电脑来做。由人来做重复工作时痛苦的根源。效率的提高源于减少重复劳动。于是我开始着手优化系统。
顺着这个思路我发现操作过程中有许多的重复劳动,船名、航次、提单号、装卸港等信息要多次录入,少则三次多则四、五次。比如作“产装”时要作一个明细单交给车队,过去的做法是存一个电子表格文件,每次都调出这个文件,然后修改其中的船名、航次、提单号、装卸港、装箱地址、等等信息,稍不小心就出差错。而这就是明显的重复劳动,因为船名、航次、提单号、装卸港...这些信息早就录入过一遍,而将来在开发票时又要重复一遍。这造成的问题不光是多干活的问题,而且容易出错,一但出错又造成更多的重复劳动。
发现了问题后就开始着手解决,我把所有这些单据都改为由电脑直接调取数据库中的数据后生成相应格式,大概用了一两个月的时间,开始慢慢接近“只录入一次”的理想状态。由于我自己同时作操作,我切实的感受到劳动强度大大的降低出错率下降。
但还是不能完全消灭重复,原因很简单,由于政府的要求,及业务的变化经常会产生新的单据,而有的单据使用频率又较低,为之专门编程的劳动量超过了超过了节省的劳动量。怎么解决这个问题呢,后来我了解到“电子表格”也是可以编程控制的,我研究了一下该技术,发现这是解决这个问题的最简单的方法,我给我的主程序增加了一个功能,你只要点一个按钮就可以将某一票货的数据调入电子表格,然后根据要求制作任何格式的单据。这样就不用为每一种单据编程了。
接下来需要解决的问题就是收付款管理的问题了。过去应收应付款,都是用手工计在委托书上。要了解那些货收了钱,那些没收,那些开了发票,哪些没开,都是非常困难的。经过仔细的考虑我总结了一个原则,即费用要细分到只属于一票货,一张发票,一张支票等,总之要分到不需要再分,否则的话根本无法管理。这样经过一段时间的努力,收付款终于管理起来了,每一个客户的应收款,供应商的应付款都可以轻易查到了。
但这时我的软件仍然是单机版,因为公司小基本上只有我一个人用,后来招了新人,单机版显然就不够用了,我在原来的基础上进行了一定的改造,使之成为网络版,可以几个人同时使用。
后来公司业务越来越大,我们几个操作员,和业务员有时忙得不可开交,有几次出了问题,有的事情,A以为B做了,B以为A作了,结果谁都没有做,有的事情又作重复了。于是我总结出了第二条原则:分工必须明确。根据这个原则我又对系统进行了大量的改造:每一票货都有一个业务员和一个操作员,业务员接单后录入费用,操作员负责日常操作,凡收付款都要给财务人员收付款通知。财务人员收付款后销账。每一个员工的电脑上都有一个网页,上面显示他上周、本周、下周的所有货,以及每票货对应的任务(比如:装箱、报箱号、确认提单等),每作完一件事就销掉一件。这样一来,每个人该做的事情就一目了然,工作效率大为提高,可以做到忙而不乱,每个人的操作量大大提高。而且这样还有另一个巨大的优点:新员工上手的速度非常快,因为老员工可以帮他在系统里把他该做的每件事编辑好,新人操作几次基本就上手了。
这样业务方面的软件基本成型,但财务还在使用手工帐。财务部门产生了公司里最大量的重复劳动。于是我决定给财务部门上一个财务软件,但是考察了一些财务软件都无法和现有的业务系统结合起来,我决定自己做一个财务软件。首先我找了本会计书学习了几天,又向公司的会计请教了一些问题,然后开始了研制工作,大约用了一个多月的时间,财务软件正式投入使用了,在最初的一段时间里发现了些问题,主要是由于对财务工作不够了解,又用了大概两周的时间终于把各种小问题解决掉,开始着手解决业务系统和财务系统的衔接问题,原来的收付款通知都是打印在纸张上,然后交给财务人员,现在变成电子通知,然后财务人员从电子通知直接生成凭证,这样有些较大的凭证原来也许要用半小时现在只需要几十秒。
至此整个公司的系统基本成型,我个人也总结了一些经验。经常有人问管理软件到底有什么用,我感觉作用主要体现再两个方面:1,减少重复劳动。2,帮助企业明确分工。

[email]wangfan380@hotmail.com[/email]

allan.deng
10年???

系统能够持续用10年,真是不简单,佩服!

kiko

佩服!佩服!!也真是夠難為你的了。盡然可以一個人做出這麼多開發性的事來。想必以後你的前途是一片光明哦!!你有學過編程和數據庫??

回复: 10年企业信息化之路

[QUOTE][i]最初由 wangfan380 发布[/i]
[B]95年大学毕业,来到了一家货代公司,记得那时公司有一台机械式打字机,打委托、出提单时就全靠它了,缺点是显而易见的,你只要打错一个字母,整张提单就要作废,这无疑是一件痛苦的工作。
当时公司还有一台486电脑,作用只是打印一些文件、表格和玩大富翁。上学的时候只学过一点dbase,对电脑的其他方面基本一无所知。后来有一天同事拿来一张FOXPRO盘,我把它安装上之后,猜了一阵子终于搞明白了怎么建立一个表,于是我建了一个库把我们的货的数据都输了进去,后来我又买了些书看终于搞清楚了,打印,关联表建立等问题,于是把提单、委托书、账单、发票、报关单、快递单的打印全部用电脑管理了起来。表面上看起来还不错,总之比起用打字机先进了许多。
就这样用了一段时间,并且作了不少小的改进,但随着系统管理的内容越来越多,整个系统越来越散乱。有许多很基本的问题没有想到解决办法,比如发票的管理问题,我们的发票并不是一票一开,有时候是数票货开一张发票有时候是一票货开数张发票,我当时觉得这种问题无法解决。而且当时对于整个系统也没有一个总的思路。
同时我还作着繁琐的货代操作工作,随着时间的推移我终于悟出第一个原则:工作中凡是重复劳动都应该由电脑来做。由人来做重复工作时痛苦的根源。效率的提高源于减少重复劳动。于是我开始着手优化系统。
顺着这个思路我发现操作过程中有许多的重复劳动,船名、航次、提单号、装卸港等信息要多次录入,少则三次多则四、五次。比如作“产装”时要作一个明细单交给车队,过去的做法是存一个电子表格文件,每次都调出这个文件,然后修改其中的船名、航次、提单号、装卸港、装箱地址、等等信息,稍不小心就出差错。而这就是明显的重复劳动,因为船名、航次、提单号、装卸港...这些信息早就录入过一遍,而将来在开发票时又要重复一遍。这造成的问题不光是多干活的问题,而且容易出错,一但出错又造成更多的重复劳动。
发现了问题后就开始着手解决,我把所有这些单据都改为由电脑直接调取数据库中的数据后生成相应格式,大概用了一两个月的时间,开始慢慢接近“只录入一次”的理想状态。由于我自己同时作操作,我切实的感受到劳动强度大大的降低出错率下降。
但还是不能完全消灭重复,原因很简单,由于政府的要求,及业务的变化经常会产生新的单据,而有的单据使用频率又较低,为之专门编程的劳动量超过了超过了节省的劳动量。怎么解决这个问题呢,后来我了解到“电子表格”也是可以编程控制的,我研究了一下该技术,发现这是解决这个问题的最简单的方法,我给我的主程序增加了一个功能,你只要点一个按钮就可以将某一票货的数据调入电子表格,然后根据要求制作任何格式的单据。这样就不用为每一种单据编程了。
接下来需要解决的问题就是收付款管理的问题了。过去应收应付款,都是用手工计在委托书上。要了解那些货收了钱,那些没收,那些开了发票,哪些没开,都是非常困难的。经过仔细的考虑我总结了一个原则,即费用要细分到只属于一票货,一张发票,一张支票等,总之要分到不需要再分,否则的话根本无法管理。这样经过一段时间的努力,收付款终于管理起来了,每一个客户的应收款,供应商的应付款都可以轻易查到了。
但这时我的软件仍然是单机版,因为公司小基本上只有我一个人用,后来招了新人,单机版显然就不够用了,我在原来的基础上进行了一定的改造,使之成为网络版,可以几个人同时使用。
后来公司业务越来越大,我们几个操作员,和业务员有时忙得不可开交,有几次出了问题,有的事情,A以为B做了,B以为A作了,结果谁都没有做,有的事情又作重复了。于是我总结出了第二条原则:分工必须明确。根据这个原则我又对系统进行了大量的改造:每一票货都有一个业务员和一个操作员,业务员接单后录入费用,操作员负责日常操作,凡收付款都要给财务人员收付款通知。财务人员收付款后销账。每一个员工的电脑上都有一个网页,上面显示他上周、本周、下周的所有货,以及每票货对应的任务(比如:装箱、报箱号、确认提单等),每作完一件事就销掉一件。这样一来,每个人该做的事情就一目了然,工作效率大为提高,可以做到忙而不乱,每个人的操作量大大提高。而且这样还有另一个巨大的优点:新员工上手的速度非常快,因为老员工可以帮他在系统里把他该做的每件事编辑好,新人操作几次基本就上手了。
这样业务方面的软件基本成型,但财务还在使用手工帐。财务部门产生了公司里最大量的重复劳动。于是我决定给财务部门上一个财务软件,但是考察了一些财务软件都无法和现有的业务系统结合起来,我决定自己做一个财务软件。首先我找了本会计书学习了几天,又向公司的会计请教了一些问题,然后开始了研制工作,大约用了一个多月的时间,财务软件正式投入使用了,在最初的一段时间里发现了些问题,主要是由于对财务工作不够了解,又用了大概两周的时间终于把各种小问题解决掉,开始着手解决业务系统和财务系统的衔接问题,原来的收付款通知都是打印在纸张上,然后交给财务人员,现在变成电子通知,然后财务人员从电子通知直接生成凭证,这样有些较大的凭证原来也许要用半小时现在只需要几十秒。
至此整个公司的系统基本成型,我个人也总结了一些经验。经常有人问管理软件到底有什么用,我感觉作用主要体现再两个方面:1,减少重复劳动。2,帮助企业明确分工。

[email]wangfan380@hotmail.com[/email] [/B][/QUOTE]

你真的好厉害哟,希望认识你这个朋友!

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[QUOTE][i]最初由 zhouguosong 发布[/i]
[B]你真的好厉害哟,希望认识你这个朋友! [/B][/QUOTE]
算我一个,我也想认识你这个朋友呀
E_mail:qiukai_126@163.com
我觉得管理软件的作用是:企业管理信息化,使业务流程规范化。这也是现在的ERP系统软件能够畅销的主要原因吧。

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